Hüpfburg mieten Wien – Die umfassende Checkliste für stressfreie Events

Eine Hüpfburg bringt Energie und Begeisterung auf jede Feier – vorausgesetzt, die Organisation steht auf sicheren Füßen. Mit dieser Checkliste begleiten wir dich vom ersten Gedanken bis zur Nachbereitung deines Events in Wien. Du erfährst, welche Schritte wann dran sind, welche Unterlagen du benötigst und wie Partybienchen dich entlastet.

Ob Kindergeburtstag, Firmenfest oder Vereinsfeier: Die Anforderungen sind ähnlich. Es geht um Fläche, Strom, Sicherheit, Wetterplanung, Kommunikation und Budget. Mit 10 Jahren Erfahrung in allen Wiener Bezirken wissen wir, wie du Stolpersteine vermeidest und deine Gäste entspannt feiern.

Warum eine strukturierte Checkliste unverzichtbar ist

Hüpfburgen unterliegen Sicherheitsauflagen. Fehler bei Stromversorgung, Befestigung oder Aufsicht können riskant sein. Eine Checkliste stellt sicher, dass alle Punkte rechtzeitig bedacht werden – von der ersten Kontaktaufnahme bis zum letzten Aufräumschritt.

Timeline – Was ist wann zu erledigen?

Nicht jede Party hat Monate Vorlauf. Unsere Timeline funktioniert auch bei kurzfristigen Events und zeigt dir, welche Aufgaben Priorität haben. Passe die Liste an deine Rahmenbedingungen an.

4 bis 6 Wochen vorher

• Datum, Uhrzeit und Dauer festlegen – inklusive Puffer für Auf- und Abbau.
• Gästeliste erstellen, Altersgruppen und besondere Bedürfnisse notieren.
• Standort wählen (Garten, Park, Gemeindesaal, Schulhof) und Verfügbarkeit prüfen.
• Partybienchen kontaktieren, Hüpfburgmodell und Zusatzoptionen reservieren.
• Eventuell benötigte Genehmigungen einholen (MA 42, Bezirksamt, Hausverwaltung).
• Budgetrahmen definieren und Verantwortliche festlegen.

2 bis 3 Wochen vorher

• Einladungen verschicken (digital oder gedruckt) inkl. Hinweisen zu Kleidung, Schuhen, Allergien.
• Checkliste für Technik und Ausstattung erstellen (Stromkabel, Verlängerung, Fallschutzmatten).
• Verpflegung planen: Selbst organisieren oder Catering anfragen.
• Helfer:innen für Aufsicht, Buffet, Spiele und Foto-Dokumentation einteilen.
• Alternative bei Schlechtwetter klären (Indoor-Location, Pavillons, Plan-B-Programm).

1 Woche vorher

• Teilnehmer:innenzahl bestätigen, Allergien und besondere Anforderungen prüfen.
• Kommunikationsplan erstellen: Wer informiert Gäste bei Wetteränderung?
• Materialien bereitstellen: Namensschilder, Regeln, Aushänge, Erste-Hilfe-Set.
• Routen- und Parkplatzinfos verteilen, damit der Aufbau reibungslos funktioniert.
• Letzten Technikcheck mit Partybienchen durchführen (Strom, Zugang, Bodenbeschaffenheit).

Eventtag – Vormittag

• Fläche freiräumen, Boden reinigen und potenzielle Gefahrenquellen entfernen.
• Stromzufuhr prüfen, Verlängerungskabel ausrollen, Stolperfallen abkleben.
• Partybienchen begrüßen, Aufbau begleiten, Sicherheitsbriefing erhalten.
• Aushang „Regeln für die Hüpfburg“ sichtbar platzieren.
• Aufsichtspersonen schulen: Max. Anzahl Kinder, Altersgruppen, Verhalten bei Wind.

Eventtag – Während der Feier

• Regelmäßige Pausen einplanen (alle 20 Minuten) und Durchgänge nach Altersklassen organisieren.
• Stromversorgung und Befestigungen im Blick behalten, insbesondere bei Wind.
• Kommunikation mit Eltern sicherstellen, klare Ansagen und Hinweistafeln verwenden.
• Wetter radar im Auge behalten – bei Böen > 50 km/h Betrieb pausieren.
• Erste-Hilfe-Set griffbereit halten, Notfallkontakte parat haben.

Nach dem Event

• Hüpfburg von grobem Schmutz befreien, Partybienchen übernimmt den Abbau.
• Checkliste abhaken: Deko verstauen, Müll trennen, Fundstücke sammeln.
• Feedback der Gäste einholen, Notizen für zukünftige Events erstellen.
• Belege sortieren, Budgetabrechnung abschließen.
• Bilder & Dankesnachrichten versenden – schöne Erinnerungen festhalten.

Checkliste im Überblick

Nutze die folgende Tabelle als kompakte Übersicht. Ergänze sie mit individuellen Aufgaben.

Kategorie	Aufgaben	Verantwortlich	Status
Location	Fläche reservieren, Genehmigungen einholen, Nachbarn informieren	__________________	☐
Technik	Stromanschlüsse prüfen, Kabel, Abdeckungen, Beleuchtung	__________________	☐
Sicherheit	Aufsichtspersonen schulen, Erste-Hilfe-Set vorbereiten, Regeln aushängen	__________________	☐
Verpflegung	Buffet planen, Allergene kennzeichnen, Getränke kühlen	__________________	☐
Programm	Spiele, Musik, Bastelstation, Ruhezone organisieren	__________________	☐
Kommunikation	Einladungen, Erinnerungen, Notfallkontakte, Gruppenchat	__________________	☐
Nachbereitung	Müllentsorgung, Feedback, Fotos, Dankeskarten	__________________	☐

Wien-spezifische Besonderheiten

Wien bietet vielseitige Locations, verlangt aber teilweise Genehmigungen. Die MA 42 (Stadtgärten) ist für viele Parkflächen zuständig. Hausverwaltungen benötigen oft eine kurze Info über Lärmzeiten. In dicht bebauten Bezirken empfehlen wir, Nachbarn per Aushang oder Chatgruppe einzubinden.

• Donauinsel & Donaupark: Viel Platz, gute Anbindung, aber rechtzeitig anmelden.
• Jesuitenwiese & Prater: Ideal für große Gruppen, Schattenplätze reservieren.
• Gemeindesäle: Indoor-Option bei Wind, oft mit vorhandenen Steckdosen.
• Schulhöfe: Direkter Zugang, meist ebene Flächen, Kooperation mit Direktion notwendig.
• Privatgärten: Flexible Gestaltung, Strom oft in Hausnähe vorhanden.

Sicherheitsstandards kurz erklärt

Partybienchen arbeitet mit TÜV-zertifizierten Hüpfburgen, die jährlich geprüft werden. Beim Aufbau sorgen wir für korrekte Verankerung, Schutzmatten und dokumentieren alles im Übergabeprotokoll.

• Maximale Kinderzahl beachten (je nach Größe 8–12 gleichzeitig).
• Nach Alter oder Körpergröße gruppieren, keine wilden Sprünge kleiner Kinder mit Teenagern.
• Schuhe, harte Gegenstände, Kaugummi und Essen vor Betreten ablegen.
• Bei Windstärken über 50 km/h sofort pausieren, Gebläse keinesfalls unbeaufsichtigt lassen.
• Mindestens zwei Aufsichtspersonen einplanen, die sich abwechseln.

Budgetplanung & Kostenrahmen

Eine transparente Kalkulation verhindert Überraschungen. Beispiel für ein Event mit 15 Kindern:

• Hüpfburg inkl. Lieferung, Aufbau & Abbau: ab 140 €.
• Zusatzmodule (Popcorn, Zuckerwatte, Softplay): 45–180 €.
• Dekoration (wiederverwendbar): 40–80 €.
• Verpflegung (selbst organisiert): 70–120 €, Catering: ab 150 €.
• Personalunterstützung (2 Stunden): 85–120 €.
• Wetter- oder Versicherungspuffer: 30–50 €.

Wir stellen dir gern eine Excel-Vorlage zur Verfügung, in der du deine Zahlen eintragen und für zukünftige Events adaptieren kannst.

Nachhaltig feiern

Nachhaltigkeit ist kein Widerspruch zu glanzvollen Festen. Setze auf Mehrweggeschirr, recycelbare Dekorationen, regionale Snacks und eine gute Mülltrennung. Partybienchen arbeitet mit lokalen Lieferant:innen zusammen, damit Transportwege kurz bleiben.

• Stoffbanner und wiederverwendbare Girlanden statt Einwegplastik.
• Glasdispenser, Edelstahlbecher oder Mehrwegflaschen für Getränke.
• Übriggebliebene Speisen mit Gästen teilen oder an Nachbarschaftsinitiativen weitergeben.
• Strom sparsam nutzen, Gebläse nur während der Nutzung laufen lassen (Sicherheitsvorgaben beachten).

Erfahrungsbericht aus Wien

„Wir haben die Checkliste von Partybienchen für unser Firmen-Sommerfest genutzt. Von Genehmigungen bis zur Aufräumplanung war alles abgedeckt. Überraschender Regen? Kein Problem – der Plan B lag bereit. Das Team hat die Hüpfburg in einer Stunde wieder trocken bekommen, und die Kinder konnten weiterspielen. Fazit: Stressfreier hätten wir es nicht gestalten können.“ – Julia S., HR-Managerin aus Wien-Landstraße.

Lade dir unsere digitale Checkliste herunter, ergänze sie um deine Besonderheiten und feiere mit einem klaren Plan. Partybienchen steht an deiner Seite, damit dein Event in Wien rundum gelingt.